DOEL VAN DE FUNCTIE

De General Affairs Officer ondersteunt de General Affairs Supervisor en heeft als doel de effectieve werking
van vier belangrijke bedrijfsgebieden: Office Management, Human Resource Management, Legal Management
en Supply Chain Management. De verantwoordelijkheden omvatten het coördineren van activiteiten binnen
deze gebieden om de organisatiedoelstellingen te behalen:

1. Office Management: Zorgt voor een goed functionerend kantoor en ondersteunende diensten, inclusief het beheren van faciliteiten en middelen voor een efficiënte werkomgeving.
2. Human Resource Management: Implementeert personeelsbeleid, zoals werving, training, prestatiebeoordelingen en beloningssystemen om gekwalificeerde en gemotiveerde medewerkers aan te trekken en te behouden.
3. Legal Management: Waarborgt naleving van wet- en regelgeving en beheert juridische kwesties, contracten en geschillen.
4. Supply Chain Management: Zorgt voor een efficiënte toeleveringsketen, inclusief inkoop, logistiek, voorraadbeheer en distributie.

De General Affairs Officer ontvangt functionele opdrachten en richtlijnen van de General Affairs Supervisor en kan daarnaast ook taken toegewezen krijgen van de General Affairs Manager en de SOC Supervisor, afhankelijk van de operationele behoeften en prioriteiten binnen de organisatie.

HOOFDTAKEN

Office Management

• Het zorgdragen voor een geriefelijke en veilige werkomgeving en omstandigheden t.b.v. de medewerkers voor een optimale prestatie;
• Naleving en controle van policies waarvoor de afdeling specifiek verantwoordelijk is;
  
• Het beheren en aanschaffen van de voorraden t.b.v. kantoor;
  
• Contact en controle t.a.v. het terrein onderhoud en interieurverzorging;
  
• Aanspreekpunt en contactpersoon voor facilitair beheer en huisvesting;
  
• Het organiseren van teammeetings;
  
• Het opmaken van interne brieven waaronder memo’s;
  
• Verwerking van binnenkomende mails via [email protected];
  
• Periodiek verzamelen van de afdelingsrapportages;
  
• Assisteren met de opmaak van de afdelingsrapportage;
  
• Rapportage van de kasstaten;
  
• Alle verzekeringen nalopen en bijhouden: Brandverzekering, Medische verzekering, SOR-verzekering, etc.
  
• Het gereedmaken van reisdocumenten, verzekeringen, transport en accommodatie.

Human Resource Management

• Jaarlijkse performance based beoordeling van het personeel;
  • Evaluatiemomenten bijhouden en trekken z.a. beoordelings-, plannings- en functioneringsgesprekken
    
  • Bijwerken van het FTE-plan in samenspraak met de afdelingsmanagers/ Supervisors
    
  • Teambuildingsactiviteiten per kwartaal inplannen en uitvoeren

• Het maandelijks rapporteren van HRM acties, jaarplan en KPI’s;
  
• Voorbereiding en uitvoeren van de werving en selectieprocedure bij het aantrekken van nieuwe personeelsleden;
  
• Voorbereidingen m.b.t. instroom- en uitstroomprocedure FTE’s;
  
• Het uitvoeren van administratieve werkzaamheden over de personeelszaken zoals werving en selectie, ziekteverzuim, presentie en verlof administratie, up-to-date houden van personeel dossiers, het doorgeven van salarismutaties en administreren en afhandelen van personeelsmutaties;
• In behandeling nemen van zowel interne als externe verzoeken m.b.t. stage, afstuderen en normale schoolopdrachten van studenten of van werknemers.

Legal Management

• Het inrichten en optimaliseren van de kwaliteit van de juridische functie binnen Datasur waarbij er assistentie wordt verleend bij de implementatie van lopende/ toekomstige juridische zaken.
  • Contracten opmaken en bijhouden van alle leveranciers vanuit General Affairs
  • Tussentijdse evaluaties in de samenwerking tussen Datasur en desbetreffende externe juridische consultant

Supply Chain Management

• Bijwerken van de inrichting van een Procurement Management Proces incl. de controle en naleving van de
  processen.
  • Procurement Plan controleren en bijwerken
  • Ondersteuning bij lokale en buitenlandse aankopen voor verschillende projecten en het personeel (m.n. werk apparatuur).

OPLEIDING EN WERKERVARING

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding in een relevante richting (bijv. Bedrijfskunde, Management, HRM) of dit niveau middels werk- en denkniveau aantoonbaar heeft bereikt.
  
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (mondeling en schriftelijk).
  
• Geavanceerde vaardigheden in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
  
• Sterke organisatorische en multitaskingvaardigheden.
  
• Discreet en vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie.
  
• Uitstekende communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden.
  
• Probleemoplossend vermogen en proactieve werkhouding.
  
• Een positieve, praktische en leiderschap instelling en geen 8 tot 4 mentaliteit.
  
• Bereidheid om in een hybride werkvorm te werken.

Competenties voor een General Affairs Officer bij Datasur

• Probleemoplossend Vermogen en Analytisch Denken – Het effectief analyseren van uitdagingen en het vinden van innovatieve oplossingen. (SDG 9 – Industrie, Innovatie en Infrastructuur)
  
• Organiseren en Plannen – Het structureren van werkzaamheden en efficiënt beheren van tijd en middelen. (SDG 12 – Verantwoorde Consumptie en Productie)
  
• Overtuigingskracht – Het herkennen van zakelijke kansen en het overtuigend communiceren van oplossingen. (SDG 8 – Waardig Werk en Economische Groei)
  
• Stressbestendigheid en Besluitvaardigheid – Het behouden van kalmte onder druk en het nemen van weloverwogen beslissingen. (SDG 16 – Vrede, Justitie en Sterke Instellingen)
  
• Organisatiesensitiviteit en Visie – Inzicht in organisatorische processen en het bijdragen aan lange termijndoelen. (SDG 17 – Partnerschap om Doelen te Bereiken)
  
• Kwaliteitsgerichtheid – Het streven naar hoge kwaliteitsnormen in werkzaamheden en processen. (SDG 12 – Verantwoorde Consumptie en Productie)
  
• Persoonlijk Leiderschap – Zelfsturing en verantwoordelijkheid nemen voor professionele groei en prestaties. (SDG 16 – Vrede, Justitie en Sterke Instellingen)
  
• Resultaatgerichtheid – Het behalen van doelstellingen en het leveren van meetbare resultaten. (SDG 8 – Waardig Werk en Economische Groei)
  
• Aandacht voor Details – Zorgvuldigheid in de uitvoering van werkzaamheden om fouten te minimaliseren. (SDG 9 – Industrie, Innovatie en Infrastructuur)

Deze competenties dragen bij aan de groei en stabiliteit van Datasur, terwijl ze aansluiten bij de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (SDG’s) voor een betere toekomst.

WAT BIEDEN WIJ JOU AAN?

• Een competitief salaris, aangevuld met aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals prestatiegerichte bonussen, medische en pensioenvoorzieningen, toegang tot opleidingsprogramma’s, de mogelijkheid om op maat geselecteerde cursussen te volgen, deelname aan relevante evenementen en workshops ter bevordering van je professionele ontwikkeling.
  
• Concrete ontwikkelings- en doorgroeimogelijkheden, zoals het behalen van erkende certificeringen en specialisatie binnen de domeinen van de functie.
  
• Een professionele en dynamische werkomgeving binnen een innovatief IR4.0-bedrijf, waar betrokkenheid en resultaatgerichtheid centraal staan.
  
• Hybride werkvormen (online en fysiek) om een optimale werk-privébalans te ondersteunen.

Ben jij een gedreven professional die klaar is om bij te dragen aan de digitale transformatie van Datasur en onze klanten? Stuur dan uiterlijk 6 april 2025 je motivatiebrief en curriculum vitae naar: [email protected].